少人数面談実施(Microsoft Teams版)

10名程度の少人数でのTV会議の実施方法を簡単にまとめました。Google Meet版も用意しました。

チームの用意

純粋に1回の会議だけを開く場合にはここはスキップして問題ありません。

画面右上の「チームに参加 / チームを作成」から「チームを作成」します。

チームの種類は適切と思われるものを選んでください。教育機関で学生が相手ならば「クラス」にしておけばよいでしょうか。名前をつけ、さらにメンバーの追加も可能ですが、後からの編集も考慮して、個々での説明はスキップスしたことにします。

チームには標準で「一般」チャネルが用意されています。

チームの右にある「…」をクリックし、「メンバーを追加」します。

私の知る範囲では複数のアドレスをまとめてCopy&Pasteでの入力はできないので、1件ずつ、Copy&Pasteします。追加自体はまとめて行うことが可能です。ここで追加に失敗するケースがありますが、リロード(矢印が回ったアイコンが表示されます)すれば成功すると思います。

これでメンバーが追加されたチームが完成です。

TV会議開催(type1. 予定を決める、外部メンバーがいるなら必須)

あらかじめ開催を決めているのであれば、こちらを選ぶべきと思われます。選択肢もこちらの方が多いです。

予定表を開き、「+新しい会議」もしくは所定の日時をクリックします。

忘れがちなので? 最初に「チャネルを追加」します。1回限りでチームを用意していないならばここは入力せずに空欄とします。そうでなければ、作成したチームのチャネル(通常は一般)を選びます(クリックするとツリーが表示されます、少しわかりにくい)。

タイトルは適切なものを入力します。日時も指定してください。

必須参加者もしくは任意参加者(必須参加者欄の右側に「+任意」とありますので、これをクリックすると欄が増える)に対象メンバーを追加します。

ここでチャネルを指定している場合には特に指定しなくても問題ないでしょう。

1回限りの場合やMicrosoftアカウントではない外部ユーザーを追加するにはここでメールアドレスを入力します。

「保存」で完了です。

TV会議主催(type2. いますぐ)

作成したチームには標準で「一般」チャネルが用意されています。

ここで画面下に並んでいるアイコンからカメラのアイコン「今すぐ会議」をクリックすれば、すぐにTV会議を開始できます。クリック後、件名、マイク・カメラのON/OFFの確認画面があるので「今すぐ会議」で開始します。

チームのメンバーは誰でもこれに参加できます。

ファイルの表示(ウィンドウの共有)

ファイルの表示()には画面をクリックしたときなどの表示されるメニュー(マイクやカメラのON/OFFなどがある)から「共有」をクリックします。

すると選択肢が出てくるので、表示したいウィンドウを選びます。するとそのウィンドウが赤枠で囲まれで表示されるので、クリックする配信されます。もう一度メニューから共有をクリックすれば解除されます。

資料ファイルの共有

配付資料がある場合には「一般」チャネルの上にある「ファイル」を使うのが良いでしょう。

フォルダーを用意できるので、会議・回ごとにフォルダーを用意して、その中に入れておけば、過去の資料も閲覧できるようになります。

会議の進め方・参加の仕方

いろいろとありますが、以下を守ると良いようです。

  • 話者以外はマイクをミュート
  • マイクの下にはタオルなどを敷く(ただし排熱を妨げないこと)
  • 議事進行役(司会者)を一人、決める

話者以外のミュートは必須です。相づちを打つなど有益な面も考えられますが、それよりも予期せぬノイズが入ってしまうリスクのほうが大きいです。音も当然、物理的な現象なので距離に反比例して小さくなっています。あなたには小さく聞こえても、マイクの近くで発生した紙の擦れる音などは意外と大きく他の参加者にノイズとして響いています。

マイクの下にタオルなどを敷いておくとノイズを抑制できます。

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